5 bước để có một cuộc họp hiệu quả

Theo Harvard Business Review, các công ty ở Mỹ đã tiêu tốn hơn 37 tỉ USD cho việc họp hành. Chúng chiếm tới 1/3 thời gian làm việc của nhân viên. Đáng buồn thay, 71% quản lý thấy các cuộc họp đó không hề hiệu quả.

Dẫn dắt cuộc họp hiệu quả là kỹ năng mà ai cũng cần có, dù bạn là trưởng nhóm bài tập nhóm ở trường hay quản lý lãnh đạo trong công ty. Không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí, họp hiệu quả còn giúp thành viên không “dị ứng” mỗi khi nghe từ “meeting”.

Dưới đây là 5 bước giúp bạn dẫn dắt cuộc họp hiệu quả hơn.

Bước 1: Cùng ăn mừng

Ai cũng thích được khen.

Chia sẻ những thành tựu đã đạt được là bước đầu tiên để có một cuộc họp hiệu quả. Hành động này không chỉ tạo ra không gian cho mỗi cá nhân được thể hiện bản thân, mà còn xóa đi sự áp lực và nặng nề của cuộc họp.

Những thành tựu này không nhất thiết phải là những chiến thắng lớn. Chúng ta chỉ cần chia sẻ với nhau những điều bản thân đã làm được trong công việc tuần trước, những task đã hoàn thành. Bạn có thể khuyến khích mọi người khoe với nhau về những niềm vui có trong đời sống cá nhân, như trang trí lại phòng làm việc, hay thành viên “ế mãn tính” nay đã có người thương.

5 bước để có một cuộc họp hiệu quả — Ảnh: Freepik.

Ở Curieous, team content luôn dành từ 10’ đến 15’ đầu của mỗi cuộc họp để chia sẻ những chiến thắng nhỏ (small wins) mà cả bọn đã có được trong 1 tuần qua. Từ việc sáng tạo được content nhiều tương tác cho đến việc hoàn thành một cuốn sách 500 trang. Nhờ vào hoạt động này, tinh thần của các thành viên luôn ở trong trạng thái thoải mái khi bắt đầu cuộc họp.

Bước 2: Tự soi chiếu

Giờ hãy cùng bắt đầu công việc chính nào!

Phần vui đã kết thúc, giờ chúng ta sẽ chuyển qua chia sẻ những gì cả đội hoặc mỗi cá nhân đã không hoàn thành được và tại sao. Mục đích là để cả đội cùng đưa ra những vấn đề đang nhức nhối và cho người lãnh đạo biết tình hình hiện tại đang ra sao, kế hoạch có đang đúng tiến độ hay không?

Bạn có thể sử dụng các câu hỏi như:

Bạn chưa hoàn thành/đạt được điều gì?
Những điều đó có ảnh hưởng gì đến tiến độ trong tuần này không?
Điều gì khiến bạn không đạt được điều đó?
Điều gì sẽ giúp bạn gỡ rối?

Lưu ý nho nhỏ: Đôi khi chúng ta sẽ bị cuốn vào những khoảnh khắc khó chịu khi phải đối diện nhưng thua thiệt của bản thân. Tuy nhiên, hãy cố gắng giữ bình tĩnh và đặt những câu hỏi mang tính xây dựng để cùng nhau hướng đến việc tìm ra cách giải quyết.

Bước 3: Kiểm tra tiến độ

Tuyệt vời, giờ chúng ta đã điểm qua những công việc của tuần trước. Giờ thì sẽ đến phần việc của tuần này.

Công việc của phần này xoay quanh những câu hỏi sau:

Tuần này sẽ có những đầu việc, mục tiêu gì cần phải hoàn thành?
Người đảm nhiệm những công việc đó sẽ là ai? Và họ có cần sự giúp đỡ nào không?
Cách thực hiện sẽ là gì?

Ngoài việc đặt ra những câu hỏi, người chủ trì cuộc họp và những thành viên cũng nên tham gia thảo luận, đưa ra ý kiến, phản biện, hỗ trợ người thực hiện công việc có được định hướng cụ thể cho công việc bản thân sẽ làm trong tuần sau. Một tập thể vững mạnh bao gồm những cá nhân tương trợ lẫn nhau.

Bước 4: Kiểm tra lịch trình

Sang tuần có những ngày quan trọng gì nhỉ?
Tháng này có ngày nào cần phải chú ý không?

Đôi khi, chúng ta quên mất việc phải để ý những lịch trình quan trọng. Vậy nên, phần thứ 4 của cuộc họp đã được sinh ra để mọi người ghi nhớ và biết cả nhóm đang ở đâu trên tiến độ của kế hoạch.

cách để có một cuộc họp hiệu quả — Ảnh: Freepik.

Bước 5: Đặt câu hỏi

Yayyy! Vậy là chúng ta đã đến với bước cuối cùng của buổi họp.

Tại phần cuối, bạn sẽ có nhiệm vụ kiểm tra lại với nhóm của mình một lần cuối cùng. Chúng ta cần làm rõ ràng và chắc chắn về những công việc của tuần sau. Ngoài ra, sau khi buổi họp kết thúc, sẽ rất khó để thông báo lại với mọi người nếu như có những thay đổi xảy ra.